Что писать в трудовой книжке при переходе на электронную

Переход на электронную трудовую книжку закреплен Федеральным законом № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года. Работодатель обязан фиксировать в документе сведения о поданном работником заявлении: согласие на ведение сведений только в электронном виде или выбор сохранения бумажной формы.

В трудовой книжке на бумаге делается отдельная запись, подтверждающая переход. Формулировка должна строго соответствовать установленным правилам: указывается основание – приказ или заявление работника, дата и номер документа. Ошибки или сокращения в таких записях недопустимы, поскольку они могут повлиять на подтверждение стажа при обращении за пенсией.

Отдельное внимание уделяется порядку заверения записи. Подпись ставит уполномоченное лицо кадровой службы, проставляется печать организации (если она используется в кадровом документообороте). Работник также подтверждает ознакомление своей подписью. Это гарантирует юридическую силу внесенных сведений.

Заполнение должно производиться в строгом соответствии с требованиями Инструкции по ведению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России № 69. Нарушение порядка внесения записи может привести к необходимости ее аннулирования через официальные исправления или к обращению в Пенсионный фонд для подтверждения стажа по альтернативным документам.

Формулировка записи о поданном заявлении работника

При переходе на электронный формат работник обязан подать письменное заявление о выборе способа ведения сведений о трудовой деятельности. Работодатель отражает факт подачи заявления в бумажной трудовой книжке, если она ведется.

Запись должна содержать конкретную формулировку и соответствовать установленным требованиям. Неправильное или двусмысленное указание может вызвать сложности при дальнейшем подтверждении трудового стажа.

• Указывать дату подачи заявления в точном соответствии с регистрацией документа в кадровой службе.
• Формулировка должна быть краткой и отражать суть: «Работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде» либо «Работник подал заявление о сохранении трудовой книжки».
• Недопустимо сокращение формулировок или использование неофициальных обозначений.
• Запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации, если она применяется в документообороте.

При изменении решения работника необходимо внести новую запись с указанием актуального варианта ведения сведений. Предыдущая запись не исправляется, а дополняется новой строкой с другой датой.

Отражение даты перехода на электронный формат

Дата перехода на электронную трудовую книжку фиксируется в бумажном экземпляре только один раз – после подачи работником письменного заявления. Внесение записи производится работодателем в установленном порядке с обязательным указанием точной календарной даты.

Для правильного оформления применяется формулировка: «Работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде». После этого указывается дата фактического обращения. Важно, чтобы запись была идентична по стилю всем остальным записям трудовой книжки и содержала дату в формате «дд.мм.гггг».

Если работник изначально выбрал электронную форму учета, запись о переходе делается единожды и в дальнейшем не корректируется. При смене места работы дата не дублируется – работодатель лишь передает сведения в информационную систему Пенсионного фонда.

Чтобы избежать ошибок, рекомендуется сверять дату заявления с входящим номером документа во внутреннем документообороте организации. Несовпадение дат может вызвать трудности при подтверждении стажа.

Указание ссылки на приказ работодателя

Ссылка на распорядительный документ вносится в графу 4 трудовой книжки и должна точно воспроизводить реквизиты приказа (распоряжения) о переходе на электронный формат фиксации трудовой деятельности.

• Указывайте вид документа: «Приказ» или «Распоряжение».
• Фиксируйте дату издания в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Прописывайте номер полностью, включая литеры: «№ 15-к/э» допустимо.
• Дополняйте наименованием документа при наличии: «о переходе на электронный формат сведений о трудовой деятельности».
• Не дублируйте реквизиты из иных граф, не используйте сокращения, не предусмотренные локальными актами.

Рекомендуемая формула записи в графе 4:

• «Приказ от 15.01.2021 № 12-к “О переходе на электронный формат сведений о трудовой деятельности”»;
• если оформлено распоряжение: «Распоряжение от 20.01.2021 № 3-р по тому же вопросу».

Последовательность действий при внесении записи:

1. Сверьте дату и номер по подлиннику приказа или заверенной копии.
2. Проверьте соответствие формулировки предмету документа (переход на электронный формат, уведомление, согласие работника).
3. Перенесите реквизиты в графу 4 без кавычек в начале и конце записи; внутренние названия допускаются в кавычках.
4. Сопоставьте дату в графе 2 с датой приказа: расхождений быть не должно.
5. Поставьте подпись ответственного лица и печать (если используется печать по правилам работодателя).

Типовые ситуации и решения:

• Несколько работников переведены одним приказом: используйте один и тот же номер и дату для всех записей.
• Исправление ошибки в номере: внесите новую строку «Запись за № … недействительна», затем повторите верные реквизиты приказа с точным номером.
• Изменение формы документа: если переход оформлен дополнительно соглашением, в графе 4 оставляйте ссылку на приказ, а соглашение храните в личном деле.
• Литерный номер отсутствует в тексте приказа: не добавляйте его самостоятельно; переносите только фактические реквизиты.

Практические рекомендации:

• Храните шаблон формулы записи и эталонный список допустимых сокращений в локальном регламенте отдела кадров.
• Перед внесением записи сверяйте реквизиты с журналом регистрации приказов.
• Для электронного кадрового контура добавьте внутренний идентификатор документа (если применим) только в информационных системах; в трудовой книжке отражайте классические реквизиты: вид документа, дату, номер.

Особенности записи при отказе от бумажной книжки

Если работник подал заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки, работодатель обязан внести соответствующую запись в последний раз. Важно указать не только сам факт отказа, но и ссылку на приказ работодателя, которым оформлено решение.

Запись формулируется чётко: указывается, что сотрудник сделал выбор в пользу электронного формата, и бумажная книжка далее не ведётся. При этом обязательно отражается дата подачи заявления и дата издания приказа. Пример формулировки: «Работник подал заявление об отказе от ведения трудовой книжки в бумажном виде, учет ведётся в электронном формате».

После внесения этой записи никаких новых сведений в бумажный документ не добавляется. Работодатель передаёт книжку работнику на руки под роспись в личной карточке. Все последующие изменения трудовой деятельности отображаются исключительно в системе электронного учета.

Рекомендация: при оформлении отказа следует удостовериться, что дата в заявлении совпадает с датой приказа, чтобы исключить расхождения при проверках.

Порядок оформления последней записи в бумажной книжке

Завершающая запись в трудовой книжке при переходе на электронный формат должна фиксировать факт прекращения внесения сведений в бумажный документ. Основанием служит заявление работника о выборе электронной формы учета трудовой деятельности.

В графе 3 указывается формулировка: «Сведения о трудовой деятельности после [дата] ведутся в электронном виде». Дата проставляется в соответствии с поданным заявлением и приказом работодателя. Запись должна быть максимально точной и без сокращений.

В графе 4 отражается реквизит приказа работодателя – его номер и дата. Это обеспечивает документальное подтверждение правомерности перехода.

После внесения записи ответственное лицо ставит подпись, указывается его должность и фамилия. Работник также подтверждает ознакомление личной подписью. Печать организации ставится только при ее наличии и использовании в кадровом документообороте.

Корректность оформления последней записи исключает риск признания трудовой книжки заполненной с нарушениями и обеспечивает юридическую силу ранее внесенных сведений.

Действия работодателя при выдаче книжки на руки

После оформления последней записи работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку работнику под подпись. Передача осуществляется только лично и фиксируется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В день выдачи работодатель оформляет соответствующую запись в книге учета: указывается дата, Ф.И.О. работника и подпись получателя. Работодатель также ставит свою подпись, подтверждающую факт передачи документа.

Выдача книжки должна быть произведена не позднее дня, следующего за подачей заявления работника о переходе на электронный формат. Задержка считается нарушением трудового законодательства и может повлечь ответственность.

Работодатель обязан убедиться, что работник получил именно свой документ и проверил корректность всех записей. При обнаружении ошибок до момента выдачи необходимо внести исправления в соответствии с установленными правилами.

Если работник отсутствует, книжка может быть выдана по доверенности, оформленной в установленном порядке. При отказе от получения документа составляется акт, который подписывается комиссией из числа сотрудников организации.

Вопрос-ответ:

Нужно ли вносить запись о поданном заявлении на электронный формат?

Да, такая запись делается в трудовой книжке. Работодатель фиксирует, что работник подал заявление о переходе на электронный учет, указывая дату и ссылку на приказ, изданный на основании заявления.

Как правильно оформить последнюю запись в бумажной книжке?

В последнюю графу раздела «Сведения о работе» вносится формулировка о поданном работником заявлении. Далее проставляется дата, номер и дата приказа работодателя. Эта запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации, если она используется. После этого новые сведения в бумажный носитель не заносятся.

Что делать, если сотрудник отказывается от бумажной книжки и выбирает только электронный формат?

В этом случае работодатель делает отметку о поданном заявлении на отказ от ведения бумажной трудовой. После внесения записи книжка выдается сотруднику на руки под подпись в личной карточке. В дальнейшем все сведения отражаются исключительно в электронном виде через систему Пенсионного фонда.

Нужно ли указывать дату перехода на электронную форму отдельно?

Да, дата фиксируется в самой записи. Она должна совпадать с датой приказа работодателя, который подтверждает переход. Это позволяет в будущем без сомнений определить момент, с которого учет ведется только в электронном виде.