Кто первый подписывает трудовой договор работник или работодатель

Порядок подписания трудового договора имеет значение для юридической силы документа. По Трудовому кодексу РФ договор считается заключённым только после подписей обеих сторон. Однако последовательность их проставления напрямую влияет на фиксацию намерений и ответственность каждой из сторон.

На практике первым подпись ставит работодатель или его уполномоченное лицо. Это подтверждает готовность организации принять сотрудника на заявленных условиях и фиксирует обязательства по предоставлению работы, заработной платы и гарантий. Подписание документа со стороны работодателя до передачи его кандидату снижает риск изменения условий после ознакомления.

Работник подписывает договор вторым, подтверждая согласие с изложенными условиями. Важно внимательно сверить дату подписи с датой начала работы, поскольку несоответствие может вызвать споры при проверках или судебных разбирательствах. Рекомендуется в день подписания работником выдавать ему один экземпляр договора с отметкой о получении.

Очередность подписания: работодатель или соискатель – что закрепить во внутреннем регламенте

Закрепите единый порядок: кто подписывает первым, какой датой считается заключение, кто отвечает за контроль версий и сроки. Ниже – рабочие модели и формулировки для локального акта.

• Модель А: сначала работодатель. Преимущество – контроль текста и реквизитов. Риск – кандидат может отказаться после проставления подписи работодателя.
• Модель B: сначала соискатель. Преимущество – подтверждение согласия с условиями до контрассигнатуры. Риск – подписанный кандидатом проект без подписи работодателя не создает отношений до второй подписи.

Рекомендуемая конструкция для регламента:

1. Подготовка проекта. Ответственный: HR. Действия: присвоить номер/версию, проверить должность, оклад, режим, дату начала работы, основания льгот, наличие приложений (ДИ, NDA, ПДн, соглашение о мат. ответственности).
2. Внутреннее согласование. Ответственные: руководитель, юрист, финансы. Результат: «чистовая» версия без правок, чек-лист согласования хранится в деле.
3. Очередность подписи. Выберите один вариант и зафиксируйте:
   • Вариант 1 (рекомендуется для большинства случаев): сначала соискатель, затем работодатель.
   • Вариант 2 (для массового набора/фиксированных оферт): сначала работодатель, затем соискатель.
4. Момент заключения. Считать датой заключения момент проставления второй подписи. Отдельно указать дату начала работы, если она отличается.
5. Срок действия оферты/подписи соискателя. Установить «окно» на контрассигнатуру работодателем (например, до 5 рабочих дней). По истечении – автоматическая аннуляция проекта.
6. Исправления. Любая правка после первой подписи запрещена; допускается только новая версия с новым номером и повторным подписанием обеими сторонами.
7. Идентификация подписантов. Подписывает руководитель или уполномоченное лицо по доверенности; в регламенте указать должности и порядок проверки полномочий.
8. Комплект документов. Подписи на всех приложениях; ссылки на приложения в теле договора; страницы договора парафируются при бумажной форме.
9. Электронное подписание. Допустить КЭП/усиленную подпись в утвержденной системе ЭДО; обязательны: журнал событий, отметка времени, хэш-идентификатор файла, подтверждение чтения соискателем.
10. Хранение и доступ. Оригинал – в личном деле; копия – соискателю в день второй подписи; в регламенте указать срок хранения и ответственных за резервное копирование.
11. Отказ/отзыв до второй подписи. Процедура фиксации отказа (заявление/электронное подтверждение), уведомление HR и блокировка версии.
12. Дистанционное оформление. Видеоидентификация при необходимости, обмен сканами только как этап до ЭДО, финальная версия – в ЭДО или курьером с описью.
13. Контроль сроков. HR ведет реестр проектов с датами: отправка кандидату, подпись кандидата, подпись работодателя, выдача экземпляра.
14. Аудит. Ежеквартальная выборочная проверка 5–10% договоров на предмет соблюдения очередности и комплектности.

Готовые формулировки для локального акта:

• «Договор считается заключенным в момент проставления подписи второй стороны; дата начала работы указывается отдельно и может не совпадать с датой заключения.»
• «Очередность подписания: сначала соискатель, затем работодатель. Исключения допускаются по решению HR-директора с указанием причины.»
• «Любые изменения после первой подписи вносятся путем выпуска новой редакции договора с новым номером версии; прежняя редакция аннулируется.»
• «Контрассигнатура работодателя производится в срок до ___ рабочих дней с момента получения подписанного соискателем экземпляра; по истечении срока оферта утрачивает силу.»
• «Подписание в электронном виде осуществляется через систему ___ с использованием усиленной электронной подписи; журнал операций и файлы хранятся не менее ___ лет.»

Практические советы по снижению рисков:

• Пропишите жесткий чек-лист для HR перед отправкой кандидату: оклад в цифрах и прописью, режим, место работы, испытательный срок, локальные акты, персональные данные.
• В оферте укажите срок актуальности и список условий, которые могут измениться до момента второй подписи (например, дата выхода).
• Для руководящих должностей применяйте «сначала соискатель» + укороченное окно на контрассигнатуру, чтобы избежать встречных правок в последний момент.
• Фиксируйте передачу экземпляра: расписка/электронное подтверждение в день второй подписи.
• Установите шаблоны для типовых исключений (дистанционный найм, совместительство, срочные договоры) с заранее определенной очередностью.

Кто вправе подписывать от имени работодателя: директор, уполномоченное лицо, доверенность и формулировки

Право подписи трудового договора принадлежит руководителю организации, сведения о котором внесены в ЕГРЮЛ. Его подпись не требует дополнительных документов, так как директор действует без доверенности на основании устава.

Если договор подписывает не директор, необходимо наличие доверенности. В ней должны быть четко указаны полномочия: «право заключения и подписания трудовых договоров», «право изменения и расторжения трудовых договоров». Общие формулировки вроде «право представлять интересы организации» считаются недостаточными.

Доверенность может быть разовой (на конкретный договор) или общей (на определенный период). Она оформляется письменно, заверяется подписью руководителя и печатью (при наличии у организации). Срок действия указывается в документе, иначе он считается действительным один год.

При подписании уполномоченным лицом рекомендуется фиксировать в трудовом договоре ссылку на доверенность: «Действует на основании доверенности №… от …». Это снижает риск признания договора недействительным при проверке.

Фиксация дат: один экземпляр, разные даты, связь с приказом о приёме

На практике в одном экземпляре трудового договора часто встречаются разные даты подписания: работодатель ставит подпись раньше, чем соискатель. Это допустимо, если соблюдена логика документооборота: дата вступления договора в силу фиксируется отдельно и не зависит от момента подписания сторон.

Ключевой ориентир – приказ о приёме на работу. Согласно ст. 68 ТК РФ он оформляется не позднее трёх рабочих дней с момента фактического начала работы, а основанием служит подписанный трудовой договор. Поэтому дата в приказе должна совпадать с датой начала работы, указанной в договоре, а не с датой проставления подписи работодателем или сотрудником.

Чтобы исключить споры, рекомендуется:

– указывать в договоре дату заключения и отдельно – дату начала работы;

– фиксировать в журнале регистрации договоров точную дату поступления подписанного экземпляра от каждой стороны;

– при наличии разных дат подписей оформлять сопроводительную запись о том, что договор считается заключённым в день подписания последней стороной.

Такой подход обеспечивает юридическую силу договора, согласованность с приказом и прозрачность для проверяющих органов.

Дистанционное оформление и КЭП: порядок подписей при электронном документообороте

При удалённом заключении трудового договора используется квалифицированная электронная подпись (КЭП), обладающая такой же юридической силой, как собственноручная. Алгоритм подписания строго регламентирован Федеральным законом № 63-ФЗ.

1. Работодатель формирует проект договора в системе электронного документооборота (ЭДО) и подписывает его своей КЭП.
2. Подписанный экземпляр направляется работнику через оператора ЭДО или портал «Работа в России».
3. Работник подтверждает ознакомление и накладывает свою КЭП на документ.
4. Система фиксирует метки времени и регистрирует обе подписи.

Если у сотрудника отсутствует КЭП, он обязан её получить в аккредитованном удостоверяющем центре до заключения договора. Использование простой электронной подписи допускается только для обмена уведомлениями, но не для подписания договора.

• Хранение электронного договора осуществляется в архиве ЭДО не менее 50 лет.
• Доступ к договору предоставляется обеим сторонам через личный кабинет.
• При возникновении спора юридическую силу имеют именно версии с КЭП, зарегистрированные в системе.

Рекомендуется заранее определить порядок обмена электронными документами во внутреннем локальном акте: какой оператор ЭДО используется, кто отвечает за регистрацию подписей и как обеспечивается доступ к архиву.

Особые случаи: несовершеннолетний, иностранный гражданин, представитель по закону – чья подпись ставится первой

Если трудовой договор заключается с несовершеннолетним (до 18 лет), первым подписывает работодатель. После этого подпись ставит сам работник. Дополнительно требуется подпись родителя или иного законного представителя, а также согласие органа опеки при приеме лиц младше 16 лет.

Для иностранного гражданина порядок аналогичен: первым подписывает работодатель, затем – сотрудник. Однако договор вступает в силу только при наличии у работника разрешения на труд или патента. Работодателю рекомендуется приложить копии документов о праве на работу к экземпляру договора.

Когда от имени работника действует законный представитель (опекун, попечитель, доверенное лицо), первым всегда подписывает работодатель, затем представитель. Подпись самого работника в таких случаях ставится только при наличии дееспособности и правомочий на совершение сделки.

Испытательный срок, стажировка, ГПХ – влияет ли формат взаимодействия на очередность подписей

Формат взаимодействия с работодателем напрямую определяет, кто первым подписывает договор и в какой момент возникает юридическая обязанность. Для трудового договора с испытательным сроком подписывает документ сначала работник, затем работодатель. Согласно ст. 70 ТК РФ, испытательный срок оформляется отдельным пунктом в трудовом договоре, и его начало фиксируется датой подписи обеих сторон.

Для стажировки порядок подписания отличается: стажер может подписывать договор позже, если цель стажировки – ознакомление с профессией без формальных трудовых обязанностей. Работодатель фиксирует стаж с момента фактического начала, подписав внутренний приказ, а договор или соглашение о стажировке может быть оформлено после.

При взаимодействии по ГПХ (гражданско-правовой договор) юридическая ответственность возникает только после подписания обеими сторонами. Здесь инициатива подписи чаще принадлежит заказчику: исполнитель получает бланк для подписания после того, как заказчик его подготовил. В отличие от трудового договора, ГПХ не требует согласования условий с отделом кадров, что ускоряет процесс.

Рекомендация: при оформлении любых форм взаимодействия важно заранее согласовать очередность подписей. Для трудового договора и стажировки это снижает риски споров о дате начала работы. Для ГПХ – гарантирует юридическую защиту обеих сторон и корректное начало оказания услуг.

Ошибочная очередность: как исправить и какие риски при проверках

Если трудовой договор подписан в неправильной последовательности – например, сотрудник подписал его до представителя работодателя или до согласования условий, – необходимо немедленно оформить исправление. Согласно ст. 67 ТК РФ, договор считается заключённым с момента подписания обеими сторонами, но некорректная очередность может вызвать споры о дате начала трудовых отношений.

Для исправления ошибки достаточно оформить дополнительное соглашение, в котором фиксируется фактическая дата подписания договора работодателем и сотрудником. Документ подписывается в том порядке, который изначально нарушен, с указанием причины корректировки.

Риски при проверках: налоговые органы и инспекции ГИТ рассматривают некорректное оформление договоров как нарушение ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства). Это может привести к штрафам от 1 000 до 5 000 руб. на должностных лиц и до 50 000 руб. на организацию при массовых нарушениях.

Дополнительно при аудите кадровой документации инспектор может потребовать подтверждение фактической даты выхода сотрудника на работу. В отсутствии корректного подтверждения возможно признание трудового договора недействительным с момента выявления ошибки, что повлияет на начисление отпусков, больничных и страховых взносов.

Рекомендации по предотвращению ошибок: вести чёткий журнал регистрации договоров с указанием даты подписания каждой стороной, использовать шаблоны, где последовательность подписей строго регламентирована, и включать контрольные подписи кадровика. Это минимизирует риски штрафов и судебных споров.

При исправлении некорректной очередности не изменяйте условия договора: цель документа – лишь восстановить законную подпись работодателя и сотрудника. Любое изменение условий потребует отдельного дополнительного соглашения.

Вопрос-ответ:

Кто должен подписывать трудовой договор первым: работник или работодатель?

Первым документ подписывает работодатель или уполномоченное лицо от компании. После этого трудовой договор передается сотруднику для ознакомления и подписи. Такая последовательность обеспечивает юридическую силу договора и подтверждает согласие работодателя на трудовые условия.

Почему важно, чтобы работодатель подписал трудовой договор первым?

Если документ сначала подписывает работник, юридической силы у него нет до подтверждения работодателя. Подпись работодателя показывает согласие компании на условия труда, график, оплату и обязанности. Только после этого сотрудник может подписать договор, чтобы оформление было действительным.

Можно ли начать работу без подписи работодателя на трудовом договоре?

Работа без подписанного работодателем договора возможна только в редких случаях, например, при подписании временного соглашения. Однако формально без подписи работодателя договор не считается заключённым, и сотрудник не защищен правами, предусмотренными Трудовым кодексом.

Если работник подписал договор первым, что произойдет?

Если сотрудник подписывает договор до работодателя, юридически договор ещё не вступил в силу. В случае споров компания может не признавать договор обязательным до своей подписи. Чтобы избежать недоразумений, рекомендуют сначала подпись работодателя, а потом работника.

Какие лица в организации могут подписывать трудовой договор от имени работодателя?

Подписывать трудовой договор может руководитель компании, заместитель или уполномоченный представитель кадровой службы, если у него есть доверенность. Это позволяет сотруднику быть уверенным, что договор заключён законно и его права будут защищены.

Кто должен первым подписывать трудовой договор: работодатель или сотрудник?

Трудовой договор считается заключённым с момента его подписания обеими сторонами. На практике обычно первым подписывает договор работодатель, подтверждая готовность принять сотрудника на работу и закрепляя все условия. После этого сотрудник ставит свою подпись, что означает согласие с изложенными условиями. Такой порядок помогает избежать недоразумений и закрепляет юридическую силу документа для обеих сторон.

Можно ли заключить трудовой договор, если работник ещё не ознакомлен с правилами внутреннего распорядка?

Да, договор может быть подписан до полного ознакомления с внутренними правилами, но только при условии, что работник позже подтвердит своё ознакомление под роспись. Обычно работодатель подписывает документ первым, чтобы закрепить условия работы, после чего сотрудник изучает правила и ставит подпись. Это важно, так как договор регулирует основные права и обязанности сторон, а правила внутреннего распорядка уточняют детали организации труда.